Os Apps que eu uso — Evernote, Notion, Obsidian… — e por que são tantos — Parte I

Eu sou bem simpática à onda minimalista dos dias de hoje, porque me parece crucial ao nosso bem-estar que não nos cerquemos de objetos que não cumprem qualquer propósito em nossas vidas. Um dos piores traços da nossa cultura é o consumismo que se manifesta em compras feitas só pela injeção momentânea de dopamina. As pessoas acabam transformando as próprias casas em depósitos de quinquilharia e, então, se convencem de que precisam de casas maiores.

A vida digital desse tipo de pessoa que vive por impulso não é muito diferente. Computadores e celulares ficam repletos de programas e arquivos que, se bobear, não serão abertos mais de uma vez enquanto durar aquele dispositivo. Essa bagunça em meio a qual as pessoas vivem, naturalmente, afeta a produtividade no trabalho e, o que é pior, transporta para dentro de suas mentes uma sensação de caos. Por isso, este não é um post para advogar que você saia baixando tudo quanto é aplicativo só porque ele é capaz de fazer alguma coisa interessante.

Acontece que também não é produtivo você usar só um aplicativo para as mais diferentes tarefas. Aplicativos são ferramentas. Pequenas diferenças entre ferramentas podem fazer toda a diferença para a eficiência na execução de um serviço e para a qualidade do resultado final. Eu não sei nem o nome das ferramentas de um carpinteiro, mas eu ficaria bem desconfiada se eu descobrisse um carpinteiro que trabalha com uma ferramenta só, em vez de uma caixa cheia delas. Até eu sei que não se coloca um parafuso usando um martelo, por mais que um martelo seja capaz de fazer um parafuso entrar em diversas superfícies.

Pelo mesmo princípio, você não pode ter só um ou outro software instalado nos seus dispositivos se você é um profissional que divide seu tempo em várias atividades diferentes, compostas de diversas etapas e tarefas diferentes, como costuma ser o caso em qualquer profissão. Pense, por exemplo, em tudo que um professor faz a título de trabalho. Você não acha que o trabalho dele consiste estritamente em falar diante de uma audiência, não é? Não. Todas as profissões são complexos de atividades e, portanto, requerem uma boa caixa de ferramentas para seu bom desempenho.

Este post é sobre o que eu uso e por quê. Eu estou escrevendo um post assim, porque eu leio posts assim. Eu os leio para ver se posso roubar alguma ideia de alguém. Quem sabe você também não aproveita alguma ideia minha. São duas partes, porque eu realmente uso muitos apps.

Apps de produtividade

Como todo profissional, eu preciso me organizar e me certificar de não perder prazos e compromissos. Eu já usei Fantastical e Omnifocus para tanto, mas cheguei à conclusão que, atualmente, os aplicativos nativos da Apple de calendário e lembretes me bastam, pois, especialmente o último, evoluiu muito nos últimos anos. O Omnifocus, em especial, acabava tendo funções excedentes para minhas necessidades e, nesse caso, menos é mais. Do mesmo jeito que um app não pode ficar aquém de suas necessidades, se ele for além, ele também tende a lhe tornar ineficiente, dada a complexidade de operar com ele.

Já o aplicativo nativo de e-mails da Apple, por sua vez, não me satisfaz. Eu uso e recomendo um aplicativo gratuito chamado Spark. Ele permite, por exemplo, que você escreva mensagens e deixe programado o seu envio futuro (útil naqueles momentos em que você tem um tempo livre para escrever uma mensagem, mas ainda não seria oportuno enviá-la). Outra função que eu adoro no Spark é a possibilidade de adiar uma mensagem para que ela volte a aparecer em minha caixa de entrada só quando eu quero ou preciso lidar com ela. Eu uso muito essa função, porque não gosto de olhar a todo momento para tarefas que ainda não vou executar. Além disso, o Spark se integra muito bem com outros serviços, como o Evernote, do qual eu falo logo abaixo. Em vez de simplesmente arquivar e-mails importantes pelo próprio cliente de e-mail, eu prefiro guardá-los no Evernote, no caderno referente a cada área ou projeto. Esses dois apps conversam perfeitamente bem.

Eu não consigo deixar de usar o Evernote para fazer aquilo que ele foi criado para fazer e ainda faz melhor do que os outros: coletar informações. O Evernote tem um webcliper, provavelmente, imbatível. Como falei, ele também se integra a clientes de e-mail, não apenas ao Spark, e, se não for o caso, assinantes do Evernote podem enviar e-mails para ele para que esses e-mails sejam salvos já no caderno certo e com as tags certas. Ele também escaneia bem documentos, de forma que é meu app favorito quando se trata de simplesmente guardar qualquer informação da qual eu possa vir a precisar mais tarde, para o que ele também é dotado de uma busca excelente. Mas, como uma regra, eu não uso o Evernote para montar bases de dados, para guardar informações que demandem estrutura ou, simplesmente, para guardar textos que eu mesma tenha produzido, a menos que esses textos sejam simples anotações de instruções ou informações em geral de ordem mais prática.

Com isso, chego à minha última ferramenta de produtividade: o Notion. Creio que o Notion seja o melhor app em muito tempo para elaboração de bases de dados e gerenciamento de projetos mais complexos. Por exemplo, eu planejo as disciplinas que ministro no Notion. O meu grupo de estudos também está lá, com um calendário de apresentações dos alunos e dados de todos eles muito bem organizados. Todas as minhas orientações também estão no Notion, com uma página sobre o andamento da pesquisa de cada aluno, seus dados, prazos para defesa, etc.

Enquanto o Evernote é um app mais convencional, simplesmente mais poderoso do que os seus concorrentes mais diretos, com sua divisão de notas em cadernos, cadernos em pilhas e tags para notas, o Notion é um app mais difícil de definir. Você cria páginas de diversos tipos, adiciona as mais variadas informações nessas páginas e abre sub-páginas ao infinito. Pense nele como se fosse um website para uso pessoal (mas que também pode ser compartilhado com outros e até publicado). Você monta esse website como quiser, conforme suas necessidades, mas sem precisar entender de programação, porque o Notion provê as ferramentas para você inserir o que quiser e até disponibiliza muitas templates. Você também pode usar templates feitas por terceiros. Muita gente não gosta dele, justamente porque acha que é ferramenta demais para suas necessidades. Acabam preferindo apps cuja estrutura já vem pronta. Pode ser esse o seu caso. Eu o considero adequado para meu nível de necessidade organizacional. Há também quem pense que perdemos muito tempo no Notion com questões decorativas, escolhendo a capa de cada página, a posição de cada item na página e coisas assim. Particularmente, eu gosto de fazer esse tipo de coisa e sou disciplinada o suficiente para não fazê-las na hora do trabalho de verdade, então… depende do estilo e das preferência de cada um.

Eu não me atrapalho usando Notion e Evernote juntos, porque, para mim, é sempre muito claro qual o tipo de informação que vai para o Evernote e o tipo de informação que deve ir para o Notion. No meu fluxo de trabalho, a junção Notion + Evernote é muito mais poderosa do que simplesmente ir guardando arquivos em pastas do computador (de quebra, tratando o Word como app de notas, ou seja, como aquele martelo que enfia parafusos na madeira). Agora, se você nem organiza dados úteis para seu trabalho e é do tipo que vive caçando informações em conversas de e-mail arquivadas no Gmail mesmo… bom, aí eu não preciso nem falar nada, né?

Passemos agora à outra categoria de apps, uma categoria que, por sinal, abrange as atividades mais nucleares do meu trabalho.

Apps para knowledge management

Aqui eu começo reconhecendo uma falha minha. Eu não uso um software para fazer o gerenciamento das minhas referências bibliográficas. Eu já tentei e não me adaptei. Sem contar que, via de regra, me deparo com revistas que possuem páginas detalhadas de orientações para que autores elaborem as referências dos artigos que pretendem submeter, o que torna programas como Mendeley, Endnote e Zotero bem menos úteis. De toda forma, eu vou tentar de novo me adaptar a essas ferramentas, desta vez, com o Zotero. Se tanta gente produtiva usa algum desses programas, eu não acho que eu deva estar certa em não usar qualquer um deles. Dificilmente, acho sábio presumir que eu seja a única de passo certo.

Seja lá como for, o Zotero com certeza não vai superar o Obsidian em importância no meu fluxo de trabalho. Em bem pouco tempo de uso, esse app fez com que a expressão “segundo cérebro” adquirisse todo um novo significado para mim. Estão nele as minhas notas de leitura e as minhas notas permanentes, que nada mais são do que os elementos (os building blocks) de textos que eu posso vir a publicar. O Obsidian é um programa que me ajuda a conectar ideias que ficam separadas em arquivos localizados em uma pasta do meu computador. São arquivos .md comuns, ou seja, plain text com sintaxe para inclusão de formatação. Qualquer computador do mundo lê esses arquivos e sempre será assim, o que é muito importante quando se trata do trabalho da sua vida.

Veja, o Evernote e o Notion são fantásticos, mas eu adotei uma regra de não colocar neles algo que não tenha valor puramente transitório. Por quê? Porque os arquivos deles têm um formato que é propriedade deles. Isso quer dizer que você terá um problema se você quiser deixar de usar esses programas algum dia. Você pode exportar suas notas, mas isso não é simples. Até onde eu sei, o Evernote, até hoje, não tem uma opção para você exportar de uma vez todas as suas notas, mas eu posso estar enganada. O Notion, eu sei que não tem essa opção no momento em que escrevo este post. Inclusive, se você não é assinante do Notion e quer exportar uma página, nem sequer as subpáginas serão incluídas no arquivo exportado. Você tem que entrar em página por página para exportar um por vez. Para piorar, a formatação não fica perfeita se você exporta em Markdown.

Um problema adicional com Evernote e Notion é que você tem que pagar uma assinatura, como eu pago, para o Evernote permitir que você tenha cadernos offline no seu computador, enquanto, no caso do Notion, isso ainda nem existe, nem pagando. O Notion só funciona se você estiver online. Só isso já basta para que eu use e recomende o Obsidian para gerenciamento de anotações acadêmicas e afins. Ele oferece um poder extraordinário no uso dessas anotações, deixando todos os arquivos com o usuário, em um formato perfeitamente acessível fora dele, em qualquer computador, como falei acima.

Outra vantagem de se usar o Obsidian, em vez do Notion ou do Evernote, para gerenciar conhecimento, é que, novamente, evitamos de usar o martelo para enfiar o parafuso na madeira. O Obsidian foi construído para a conexão de ideias. É uma ferramenta criada para favorecer esse fim. O Notion só recebeu as funções que propiciam a realização desse propósito em uma atualização recente. Ele não foi desenhado em torno da ideia de deixar que estruturas surjam das notas, ou seja, de baixo para cima. Ele foi desenhado para os usuários criarem estruturas para receberem as notas, de cima para baixo. Já o Evernote, por sua vez, simplesmente não serve minimamente bem a esse fim, porque nem sequer tem essas funções essenciais à conexão do conhecimento, que são os backlinks e os links inline.

Backlinks são links automaticamente gerados em uma nota, quando fazemos uma ligação com ela a partir de outra nota. Links inline são conexões que podem ser feitas dentro de sentenças, ao digitarmos o título da nota com a qual queremos estabelecer a conexão. Geralmente, se usa dois colchetes no início e no fim do título da nota para que esse título se torne o link para a nota e o programa começa a buscar suas notas conforme você vai digitando o título após ter digitado os primeiros dois colchetes. Essa função é essencial, porque permite que tenhamos o contexto da conexão entre as notas.

O que mais importa ressaltar aqui é que essa conexão é feita de nota para nota, em vez de ser feita a partir de um conceito ou categoria guarda-chuvas, como se faz com cadernos e tags no Evernote, por exemplo. Claro que, no Evernote, você pode colocar links para notas dentro de notas, mas, sem os links inline e a geração automática de backlinks, esse processo não é fluído e natural. Seria usar o martelo para bater no parafuso.

Diferentemente do Evernote, que, como já expliquei acima, tem uma estrutura organizacional fixa, baseada em cadernos, pilhas de cadernos e tags, e do próprio Notion, que tem o diferencial de permitir que o usuário crie as estruturas das quais precisará, sobressaindo-se as tabelas para bases de dados, programas como o Obsidian são feitos para que você conecte notas e veja que estruturas surgem organicamente dessas conexões ao longo do tempo. Então, você simplesmente cria outras notas que registram essas estruturas mais espontaneamente geradas.

Quando eu falo de “programas como o Obsidian”, você deve se perguntar quais seriam os outros programas desse tipo. O “concorrente” mais sério do Obsidian chama-se Roam Research. É comum que você encontre postagens em blogs como este e vídeos no Youtube comparando Obsidian e Roam para que a audiência escolha entre eles. Nessa comparação, de cara, eu lhe digo que o Roam até pode ser gratuito se sua candidatura a um plano gratuito for aprovada, mas, como regra, ele é pago e paga-se caro por ele. Além disso, assim como no caso do Notion e também do Evernote nas contas gratuitas, o seu conteúdo do Roam não pode ser acessado offline. O formato dos arquivos também é propriedade dos desenvolvedores, de modo que você não acessa seu conteúdo em outro programa sem exportá-lo. Para piorar, diferentemente do Notion e do Evernote, o Roam ainda não oferece aplicativos para dispositivo algum. No momento em que escrevo este longo post, ele é um SAS (software as a service). Significa que você só o acessa pelo seu navegador. É uma limitação adicional.

Mas, enfim, as pessoas, com tudo isso, ainda pagam caro pelo Roam. Ele é uma febre, então, é claro que ele tem muitas virtudes. Na verdade, confesso que eu mesma estou considerando pagar por ele, com o desconto para acadêmicos, claro.

Pelo que eu tenho visto no test drive gratuito que estou fazendo no Roam, eu não o usaria no lugar do Obsidian e não apenas por causa de todas as limitações que já listei acima. Estou muito feliz com os meus escritos acadêmicos no Obsidian. Na verdade, acho que nunca gostei tanto de um programa como gosto do Obsidian (bizarro, eu sei!). Mas eu vejo um lugar para o Roam no meu workflow. O fato é que eu amo outliners e o Roam é, em primeiro lugar, um belo de um outliner.

Mas por que outliners importam? Não é bobagem? Não, não é! Outliners também são ferramentas que você precisa incluir na sua caixa se você é um operário do conhecimento. Qualquer dia, eu vou até fazer um vídeo para o YouTube sobre isso.

O que há de tão especial em um bom outliner é que ele permite que você entenda perfeitamente a estrutura de um parágrafo, com as relações de subordinação lógica entre as sentenças. Tem gente que simplesmente diz que escritores deveriam preferir o Obsidian ao Roam, justamente porque o primeiro não é um outliner, de tal maneira que você escreve nele textos dissertativos normais, com parágrafos, que você pode publicar depois. É verdade. Isso é bom. Mas significa apenas que o Obsidian simplesmente é uma ferramenta para outra finalidade, ou seja, para textos mais acabados e publicáveis. Um outliner, por outro lado, é para te ajudar no processo de desenvolver uma ideia com toda clareza, visualizando a estrutura do seu raciocínio.

Assim, eu comecei a usar o Roam para colocar em ordem as minhas ideias, sem a preocupação de produzir notas permanentes (aquelas anotações em formato praticamente publicável). Escrever é a melhor forma de pensar com coerência e clareza. Quanto mais difícil o assunto, mais você precisa escrever o que está vendo nele para enxergar direito, para detectar as lacunas, os pontos obscuros das suas ideias e, com isso, ao menos, poder formular as questões certas para direcionar a sua investigação para o que você não sabe. É com isso que o Roam tem me ajudado.

Mas a gente vai pagar tão caro por um outliner comum? Não, o Roam não é um outliner comum. As conexões lineares que ele nos permite criar (sua semelhança com o Obsidian) são o que diferencia o Roam de um outliner qualquer. Talvez, o Roam favoreça essas conexões até mais do que o Obsidian. Há quem diga que ele não é um bom app para escrevermos textos definitivos justamente porque ele incentiva até demais as conexões. No meu uso pessoal, por exemplo, não consigo aplicar a função de conectar uma nota a um bloco de texto (um parágrafo) de outra nota no Obsidian. A função existe, em tese, eu sei como usá-la, mas, comigo, não dá certo. No Roam, isso é a coisa mais natural do mundo.

No Roam, é fácil ir acompanhando o desenvolvimento do que eu estou pensando, sem que eu tenha que ficar filtrando e categorizando o que vou escrevendo. O fato do Roam priorizar as notas diárias, que também existem no Obsidian, mas nem sequer vem ativadas by default no último, também é muito interessante para o modo como eu estou usando o primeiro, em contraste com meu uso do último. Eu trato o Roam como um diário intelectual. Por sinal, eu uso o Day One como app para diário, porque, sim, there is an app for that também. Mas eu não coloco problemas intelectuais e minhas hipóteses sobre eles no Day One. O Roam, sim, é perfeito para isso. É a chave certa para esse parafuso. Eu me sento diante dele e começo a escrever sobre o que me intriga no momento, seja lá o que for. Os conceitos que vou empregando vão se tornando páginas (basta colocar uma palavra entre os colchetes duplos para que esses apps criem páginas, se elas não existirem ainda) e vou vendo como eles se conectam com o passar dos dias. Fantástico!

Mas, ok, chega de knowledge management. Vamos passar à próxima categoria na próxima parte deste post, sobre Ulysses, PDF Expert, LiquidText, LumaFusion, etc. Este já vai ficando por aqui.

Professora de filosofia